Sprawy urzędowe i ważne telefony do służb

Urząd Miasta Gdyni nie zwalnia

Pomimo trwającego stanu epidemii i zamknięcia budynków w Urzędzie Miasta Gdyni praca wre. Mieszkańcy cały czas mogą załatwić swoje sprawy, a w miejskim ratuszu niezawodnie realizowane są wszystkie zadania (z wyjątkiem takich, w których zawieszenia wprowadziły tzw. ustawy tarczowe).


W Urzędzie Miasta Gdyni wprowadzane są nowe rozwiązania i usprawnienia, aby umożliwić petentom załatwienie spraw pomimo stanu epidemii. Jedynym z nich jest wrzutnia na dokumenty, mieszcząca się przy wejściu głównym do magistratu. (fot. Paweł Kukla) 

Na co dzień urząd miasta udostępnia ponad 150 usług, w ramach których można składać wnioski elektronicznie, korzystając z platformy Cyfrowego Urzędu (http://nasze.miasto.gdynia.pl/cu/). Aby skorzystać z tej możliwości, należy być posiadaczem bezpiecznego podpisu elektronicznego potwierdzonego certyfikatem kwalifikowanym lub profilu zaufanego (odpowiednika bezpiecznego podpisu elektronicznego). 

Kontakt z urzędnikami z poszczególnych wydziałów i referatów możliwy jest także za pomocą poczty e-mail lub telefonicznie. Do dyspozycji mieszkańców pod numerem 58 626 26 26 dostępna jest specjalna linia telefoniczna, która pozwala na kontakt z urzędem miasta, załatwienie sprawy czy uzyskanie informacji lub pomocy. Dzięki utrzymaniu bieżącej komunikacji z mieszkańcami, samorząd może lepiej odpowiadać na pojawiające się wyzwania i wspierać gdynian szczególnie w tych obszarach, w których jest najbardziej potrzebny.

- Nowe, trudne czasy związane z epidemią koronowirusa stawiają nas w obliczu kolejnych wyzwań, z którymi mierzymy się każdego dnia. Pomimo tego, cały czas zapewniamy mieszkańcom usługi na najwyższym poziomie. Od zawsze stanowiło to dla nas priorytet i jest nim także teraz. Choć wypracowane już wcześniej narzędzia w komunikacji zdalnej są teraz kluczowe, nie poprzestajemy tylko na nich. Cały czas wsłuchujemy się w głos mieszkańców- wprowadzamy nowe udogodnienia i na bieżąco informujemy klientów o tym, w jaki sposób mogą załatwić urzędowe sprawy - mówi Rafał Klajnert, dyrektor Urzędu Miasta w Gdyni. 

Kolejne rozwiązania dla mieszkańców  

Aby uniknąć niepotrzebnego wzywania mieszkańców do uzupełniania braków wniosku, wprowadzono nowe rozwiązania. W gdyńskim magistracie wnioski w konkretnych sprawach wpływają już nie tylko środkami komunikacji elektronicznej czy pocztą tradycyjną, ale także za pośrednictwem specjalnej wrzutni na dokumenty. 


Od momentu uruchomieniu śluzy (23 marca) stanowi ona swoisty pomost w komunikacji pomiędzy urzędem a interesantami. (fot. Paweł Kukla)

Wrzutnia służy do składania i odbioru dokumentów przez mieszkańców, którzy umawiani są w tym celu telefonicznie. Aby uniknąć dodatkowego wzywania mieszkańców do uzupełniania braków we wnioskach, wprowadzono szybką ścieżkę sprawdzania kompletności dokumentów składanych do Urzędu. Odbywa się ona poprzez weryfikację skanów jeszcze przed złożeniem wniosku, wraz z załącznikami. Ponadto, z myślą o tych, którzy nie posiadają dostępu do internetu lub drukarki, wprowadzono możliwość wydawania przez śluzę gotowych druków wniosków dopisania do spisów, uzupełnianych przez petentów. Cały proces odbywa się z zachowaniem niezbędnych środków ostrożności. 

- Mieszkańcy są bardzo zadowoleni z możliwości złożenia wniosków przez wrzutnię, z uwagi na ogromne kolejki przed Pocztą. Uruchomienie śluzy i wprowadzenie możliwości umówienia się po odbiór dokumentów, mimo limitów „umówień”, zostało pozytywnie odebrane przez mieszkańców - wyjaśnia Marzenna Umławska, naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich w gdyńskim magistracie. 

W jakich sprawach najczęściej zgłaszają się gdynianie? Od momentu zamknięcia budynków Urzędu Miasta Gdyni dla petentów (czyli od 13 marca) przy pomocy starych i nowych instrumentów w komunikacji z petentami załatwiono ponad 7400 spraw prowadzonych dotychczas w głównej mierze przez Salę Obsługi Mieszkańców. Najwięcej z nich dotyczyło rejestracji pojazdów (4631 spraw), ale petenci często zwracają się do ratusza także w kwestiach ewidencji ludności i meldunków (1569) czy dowodów osobistych (815).  
Z uwagi na zawieszenie działalności Ośrodków Szkolenia Kierowców, WORD-ów oraz ograniczone możliwości przeprowadzenia badań lekarskich i psychologicznych dla kierowców, drastycznie zmniejszyła się liczba składanych wniosków o wydanie prawa jazdy, do 287 (dla porównania - w styczniu i lutym tego roku wydano 1547 praw jazdy).

Inwestycje i rozwój miasta w trudnych czasach

Nawet w czasie, gdy wielu urzędników pracuje zdalnie, a interesanci nie mogą wchodzić do urzędu, Gdynia pokazuje, że da się realizować inwestycje. Wymaga to niestandardowych działań, jak np. publiczne otwieranie przetargu online, czy podpisywanie umów online. Pomimo, że tempo prac budowlanych- z uwagi na nadzwyczajną sytuację - może wydawać się nieco wolniejsze, miasto nie wstrzymuje się od działań.

Bez przeszkód toczą się postępowania dotyczące budowy węzła Chylonia, remontu ulicy Hodowlanej, budowy biblioteki, kolejnej Przystani i siedziby rady dzielnicy w Małym Kacku przy ul. Łowickiej czy budowy sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej nr 16 w Pustkach Cisowskich. W ramach możliwości miasto kontynuuje prace przygotowawcze do zaplanowanych inwestycji, między innymi tych, które stanowią część projektu KLIMATyczne Centrum. We wtorek 28 kwietnia otwarto oferty do przetargu na projekt przebudowy ulicy Starowiejskiej oraz remontu ulicy Abrahama.
Za trwające już budowy odpowiedzialne są firmy wyłonione w przetargach i to one odpowiadają za swoich pracowników i teren, na którym powstaje dana inwestycja, a także za to, by stosowano się do zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego w zakresie zachowania odległości czy dostępności środków dezynfekcji.

Wciąż trwają procedury Budżetu Obywatelskiego w Gdyni. W kontakcie z mieszkańcami i 27 miejskimi jednostkami skoordynowano weryfikację 334 projektów dzielnicowych. Odbyły się też konsultacje społeczne dotyczące rozmieszczenia punktów ładowania pojazdów elektrycznych. Pilotażowy program realizowany jest we współpracy ze spółką Energa i zakłada, że punkty zostaną umieszczone na słupach energetycznych.

Rzetelne informacje i budowanie świadomości zagrożeń

Jak wszyscy wiemy, troska o zdrowie zaczyna się od świadomości zagrożenia. Gdynianie są na bieżąco informowani są przez magistrat o zagrożeniach, zakazach, obowiązkach i rozwiązaniach przyjętych w czasie walki z zagrożeniami epidemicznymi wynikającymi z koronawirusa. Najważniejsze informacje na temat profilaktyki i przygotowanego wsparcia związanego z COVID-19 publikowane są na dedykowanym do tego serwisie internetowym: https://koronawirus.um.gdynia.pl/ oraz miejskim serwisie gdynia.pl. Uruchomiono również telefon informacyjny dotyczący pandemii (58 743 21 64) oraz telefoniczne porady prawne i wsparcie psychologiczne.

Kształtowanie właściwych zachowań w obliczu pandemii wspierają liczne kampanie informacyjno - promocyjne. W przestrzeni miejskiej ustawiono ekrany LED, które nawoływały mieszkańców do pozostania w domach. Aby trafić do młodych ludzi, powstał młodzieżowy spot, który wyświetlał się użytkownikom w ich telefonach czy na komputerach podczas korzystania z popularnych aplikacji. Na profilu facebookowym Gdynia rodzinna uruchomiony został cykliczny projekt rozmów dla dzieci z wiceprezydentem miasta, który odbywa się na żywo. W promowaniu dobrych zachowań istotną rolę odegrały także...gdyńskie pomniki, które dając dobry przykład, same "ubrały" maseczki i wystąpiły w humorystycznym filmie (przygotowanym przy współpracy z Gdyńską Szkołą Filmową).